.png)
ATS gekozen? Zo voorkom je dat het geldverspilling wordt
- Ruth Tolhuijs
- 3 jul
- 3 minuten om te lezen
Een recruitmentsysteem (ATS) kan je ontzettend veel opleveren: overzicht, snelheid, betere samenwerking en een sterkere kandidatenervaring. Maar dan moet het systeem wél goed aansluiten bij je organisatie en slim worden ingericht. Anders wordt het een dure vergaarbak van openstaande vacatures, inlogaccounts en frustratie. Geldverspilling dus.
Veel organisaties investeren flink in een ATS, maar halen er nauwelijks uit wat erin zit. Of erger nog: het hele systeem blijft liggen. In dit blog lees je wat er vaak misgaat, en hoe jij voorkomt dat jouw ATS een dure mislukking wordt.
1. Een ATS is geen wondermiddel
Een goed systeem lost geen slecht proces op. Als je nu al geen duidelijk recruitmentproces hebt, geen rolverdeling, en geen eigenaarschap, dan verandert een ATS daar niets aan. Sterker nog: het vergroot de chaos, want dan werk je met techniek zonder structuur.
Een ATS is geen wondermiddel, maar wel dé manier om je recruitmentproces toekomstbestendig te maken en de kosten op de lange termijn drastisch terug te brengen. Mits je het goed inricht én gebruikt.
Begin dus met de basis. Hoe ziet jullie proces eruit, van vacaturebehoefte tot aanname? Wie is waar verantwoordelijk voor? Hoe worden kandidaten opgevolgd? Pas als je dit helder hebt, kan een ATS daar ondersteuning bij bieden. Bekijk ook: De voordelen van een ATS: Hoe een recruitmentsysteem je werving sneller en efficiënter maakt.
2. Kijk niet alleen naar wat bekend is – kijk naar wat bij jullie past
Veel organisaties kiezen een ATS dat ze kennen van een vorige werkgever of dat populair is op vergelijkingssites. Dat klinkt logisch, maar of het echt werkt voor jullie capaciteit, organisatievorm en interne processen, is iets anders.
Wat je beter kunt doen:
Breng eerst je eigen situatie in kaart: hoeveel vacatures heb je? Wie doet wat? Wat wil je kunnen meten?
Vraag leveranciers om je eigen proces als uitgangspunt te nemen in hun demo.
Vergelijk systemen niet op uiterlijk of “wat anderen doen”, maar op relevantie voor jouw praktijk.
Bekijk ook: Hoe kies je het juiste recruitmentsysteem (ATS)? – met checklist en concrete afwegingen.
3. Investeer tijd in de inrichting
Een ATS is zo goed als de inrichting. Veel systemen bieden enorm veel mogelijkheden: automatische e-mails, templates, talentpools, rapportages, koppelingen met andere tools… Maar die moet je wél goed instellen.
Wat je nodig hebt:
Een slimme funnelstructuur die past bij je type vacatures
Duidelijke templates voor vacatureteksten en communicatie
Goede rolverdeling: wie mag wat doen in het systeem?
Training voor iedereen die ermee werkt
Reken op minimaal 12 weken om het systeem goed in te richten, testen en verbeteren. Een snelle go-live zonder dit fundament levert zelden resultaat op.
4. Vergeet de gebruikers niet
Een ATS is geen succes als niemand het gebruikt. Zorg dus dat het systeem logisch voelt voor de mensen die ermee werken: HR, managers, recruitment.
Betrek gebruikers in je inrichting. Geef trainingen. En laat zien wat het systeem hen oplevert:
Minder losse mailtjes
Overzicht over alle vacatures
Eenvoudiger opvolgen van kandidaten
Sneller beslissingen nemen
Als gebruikers snappen waarom het werkt, gaan ze het vanzelf gebruiken. Anders valt je hele investering stil.
5. Gebruik data om te verbeteren
Een goed ingericht ATS helpt je niet alleen bij vacatures invullen, maar ook bij sturen op effectiviteit. Denk aan:
Hoe lang vacatures openstaan
Waar kandidaten afhaken
Welke campagnes resultaat opleveren
Hoeveel kandidaten via de talentpool worden aangenomen
Gebruik die inzichten om je proces te verbeteren. Dat is het verschil tussen een ‘tool’ en een strategisch hulpmiddel.
Kortom:
Een goed ATS is geen quick fix, maar een strategische keuze die staat of valt met voorbereiding, inrichting en gebruik. Je haalt er pas écht waarde uit als je:
Werkt vanuit een helder proces
Kiest wat bij je organisatie past
Tijd investeert in inrichting en adoptie
Data gebruikt om bij te sturen
Bij RIQruitment helpen we organisaties niet alleen met het kiezen van een systeem, maar vooral met het goed inrichten ervan. Zodat het systeem voor jou werkt – en niet andersom.
Wil je weten hoe je jouw ATS beter benut? Of twijfel je nog over je keuze?
Opmerkingen