Talentpools: zo bouw je nú alvast aan je volgende kandidaat

Elke keer opnieuw moeten werven kost tijd, energie en snelheid. Terwijl de juiste kandidaat soms allang bij je bekend is, maar niet wordt benaderd. Talentpools helpen je om die mensen nu al in beeld te brengen, zodat je straks sneller kunt schakelen. Of je nu net begint met een ATS zoals Recruitee, nog alles in Excel doet, of je proces al wat staat: met deze tips kun je vandaag al een goede talentpool bouwen.

Weet je nog niet wat een ATS is? Lees dan eerst dit blog.

Situatie 1: je werkt zonder recruitmentsysteem

Deze tips zijn voor jou als... je nu vooral werkt met e-mails, Excel en losse bestanden.

📌 Let op: de werkwijze hieronder is niet AVG-proof. Kandidatengegevens mag je alleen verzamelen en bewaren als je daar een legitieme reden voor hebt én als je zorgt voor toestemming, beveiliging en bewaartermijnen. Deze stappen zijn bedoeld als tijdelijke quick fix om inzicht te krijgen, niet als structurele oplossing. Wil je veilig en professioneel werken? Dan heb je een recruitmentsysteem nodig.

• Breng eerdere sollicitanten in kaart

  Kijk in je mailbox of documentenmap wie er eerder heeft gereageerd op vacatures. Wie leek toen interessant? Dit geeft je alvast een idee van wie je opnieuw kunt benaderen.

• Maak een tijdelijke lijst

  Gebruik bijvoorbeeld een Excel met naam, functie, datum van contact en eventueel een beknopte notitie. Laat uitgebreide persoonsgegevens achterwege: het gaat om overzicht, niet om archiveren.

• Kies 2 of 3 functies waarop je je richt

  Zo voorkom je dat het een onoverzichtelijke verzamelbak wordt. Wil je dit grootser opzetten? Daar is toch echt een ATS voor nodig.

Situatie 2: je werkt met een recruitmentsysteem, maar gebruikt de talentpools nog niet

Deze tips zijn voor jou als... een ATS hebt, maar (nog) geen actieve talentpools hebt ingericht.

• Filter op eerdere matches

  Veel kandidaten vallen nét buiten de boot, maar zijn wel geschikt voor een andere functie. Gebruik de zoekfilters in je systeem om deze mensen terug te vinden.

• Maak pools per functietype of locatie

  Denk aan ‘onderwijsassistenten Amsterdam’ of ‘verpleegkundigen nachtdienst’. Houd het overzichtelijk en relevant.

• Gebruik tags om voorkeuren of expertise te noteren

  Voeg tags toe als ‘wil in de toekomst wel’, ‘ervaring met doelgroep X’ of ‘beschikbaar vanaf september’.

  
  

• Zorg voor contactmomenten

  Je kunt een kandidaat natuurlijk benaderen op het moment dat er een vacature uit staat, maar er zijn meerdere momenten om weer even top of mind te worden bij een kandidaat. Denk aan het verlengen van de bewaartermijn van gegevens

Meer uit je systeem halen? Wij helpen je bij het slim inrichten van talentpools, met een structuur die past bij jouw organisatie.

Situatie 3: je wil je bestaande talentpools verbeteren

Deze tips zijn voor jou als... je al met talentpools werkt, maar ze in de praktijk weinig gebruikt.

• Check of je pools nog actueel zijn

  Zijn de mensen nog beschikbaar? Is de informatie compleet? Loop je pools even door en archiveer wat niet meer relevant is.

• Koppel een reminder aan elke nieuwe vacature

  Bij elke nieuwe vacature: eerst je pool checken. Zet het als stap in je proces of als taak in je ATS.

• Laat collega’s kandidaten aandragen

  Vraag je team of zij nog mensen kennen die bij jullie passen. Eén goede tip van een collega is vaak meer waard dan 10 sollicitaties.

  
  

• Voeg feedback of notities toe

  Wat was je indruk bij het vorige gesprek? Noteer dit, zodat je later niet opnieuw hoeft te zoeken of twijfelen.

Meer weten over ATS?

In dit blog geven we je nog veel meer tips over het inrichten van je ATS.

In dit blog delen we meer over de voordelen van een ATS.

In dit blog geven we je tips over het uitkiezen van een ATS.

Conclusie

Of je nu net begint of al een systeem hebt: een goede talentpool geeft je voorsprong bij elke volgende vacature. Je voorkomt dubbele moeite, reageert sneller en houdt de mensen in beeld die bij jouw organisatie passen.

Bij RIQruitment helpen we je om je werving slimmer en strategischer aan te pakken. met een systeem én een proces dat werkt voor jou.

Wil je je talentpools onderdeel maken van je structurele werving? Plan vrijblijvend een gesprek in.