Recruitment in Excel: waarom het gebeurt en wat een ATS oplevert

Recruitment in Excel gebeurt vaker dan je denkt. Misschien werk jij noodgedwongen in Excel om reacties te verzamelen en overzicht te houden, of houd je op een andere manier een schaduwadministratie bij. Vaak omdat het huidige systeem niet goed is ingericht, niet geschikt is of er helemaal niet is.

Je bent niet de enige. Het lijkt een oplossing, maar het kost tijd, brengt risico’s met zich mee en is anno nu niet meer nodig.

In dit blog lees je waarom recruitment in Excel niet ideaal is, wat een ATS (Applicant Tracking System) beter maakt en hoe je intern een sterke businesscase opstelt.

Waarom recruitment in Excel niet meer kan

Excel voelt vertrouwd en geeft even overzicht, maar zodra je meerdere vacatures hebt of samenwerkt met collega’s, wordt het onhandig. Je krijgt meerdere bestanden, verschillende versies en je bent veel tijd kwijt aan handmatig bijwerken.

Daarnaast is het niet AVG-proof. Cv’s in een spreadsheet of mapje, gedeeld via mail of Drive, kunnen makkelijk op de verkeerde plek belanden. Dat brengt risico’s mee die je liever vermijdt.

En misschien het belangrijkste: het belemmert je werving, want kandidaten haken af. Goede kandidaten hebben opties. Een traag of rommelig proces kan ervoor zorgen dat ze afhaken.

In een markt waar snelheid en kandidaat beleving belangrijk zijn, kan dat het verschil maken tussen een hire en een gemiste kans.

Wat een ATS beter maakt

Een Applicant Tracking System is ontwikkeld om werving eenvoudig, overzichtelijk en veilig te maken. Het biedt structuur en haalt onnodig handwerk weg. De voordelen van een ATS:

Overzicht in één systeem

Geen losse bestanden of mapjes meer. Alle kandidaten staan in één pipeline met actuele status.

Betere samenwerking

Collega’s werken in hetzelfde systeem. Geen dubbele lijsten, geen verwarring.

Snellere en professionelere communicatie

Een ATS verstuurt updates, uitnodigingen en afwijzingen automatisch. Kandidaten blijven betrokken, zonder dat jij er handmatig achteraan moet.

Inzicht in het recruitmentproces

Je ziet hoeveel kandidaten afhaken, hoe lang procedures duren en waar knelpunten zitten. Dat maakt verbeteren makkelijker.

Minder AVG-risico’s

Een ATS voldoet aan AVG-regels. Gegevens zijn veilig opgeslagen en je kunt ze eenvoudig anonimiseren of verwijderen.

Tijd- en kostenbesparing

Alle handmatige stappen die nu uren kosten, gaan sneller. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook geld.

Hoe maak je een sterke businesscase voor een ATS?

Zelf overtuigd, maar moet je MT of HR meenemen? Deze punten helpen om een goed onderbouwd verhaal neer te zetten:

1. Laat zien wat het huidige proces kost

Breng in kaart hoeveel uren nu verloren gaan aan Excel-lijstjes, handmatig mailen en zoeken in bestanden. Zet die uren om in euro’s. Vaak schrikken organisaties als ze zien hoeveel geld dat proces kost. Bij bijv. Recruitee hebben ze een handige rekentool om de ROI te berekenen.

2. Maak duidelijk wat sneller werven oplevert

Elke week dat een vacature openstaat, kost geld: productieverlies, dure interimoplossingen. Toon aan hoeveel je bespaart door doorlooptijden te verkorten met een ATS.

3. Benadruk de efficiëntie voor interne teams

Met een ATS besteden recruiters en managers minder tijd aan administratie en meer aan selectie en gesprekken. Dat verhoogt de kwaliteit van hires én verlaagt interne werkdruk.

4. Laat zien hoe je externe kosten terugdringt

Met betere processen en inzicht bouw je een eigen kandidatenbestand op. Dat verkleint de afhankelijkheid van bureaus en dure noodoplossingen, wat direct bespaart op wervingskosten.

Conclusie

Recruitment in Excel, Drive of andere schaduwadministraties is geen duurzame werkwijze en kan anno 2025 eigenlijk niet meer. Een ATS is niet alleen makkelijker voor jou, het maakt het hele proces beter: sneller, veiliger en overzichtelijker.

Wil je weten hoe je die stap zet? Bij RIQruitment helpen we organisaties kiezen, inrichten en implementeren. Plan een vrijblijvend adviesgesprek.