ATS inrichten? Lees hier hoe je dat doet

Een Applicant Tracking System (ATS) is pas waardevol als het goed is ingericht. Toch zien we dat organisaties vaak starten met een standaard set-up, zonder na te denken over hun proces, communicatie en samenwerking. Het gevolg? Verwarring, frustratie en gemiste kansen.

Wil je wél profiteren van overzicht, snelheid en betere samenwerking? Richt je ATS dan slim in. Dit zijn de 5 stappen die je nodig hebt als eigenaar van het inrichten en implementeren van het nieuwe ATS in jouw organisatie.

1. Vertaal je proces naar het systeem

Een ATS ondersteunt jouw proces, het vervangt het niet. Begin dus niet met klikken in het systeem, maar met pen en papier. Breng het proces in kaart:

• Hoe ontstaat de vacature en wat is de aanvraagroute?

• Wie doet wat in het proces?

• Hoe verloopt de communicatie met kandidaten?

  
  

Pas daarna vertaal je dit naar pipelines, rollen en taken in het systeem.

2. Bouw logische pipelines per type vacature

Niet elke functie heeft dezelfde stappen nodig. Denk na over verschillende pipelines voor bijvoorbeeld:

• Vaste functies

• Flexibele inzet of invalpools

• Stages of leerwerkplekken
  

Bouw de funnels zo dat je overzicht houdt, maar wel flexibel kunt schakelen per situatie. Denk aan labels, triggers of aparte stages voor screening, gesprek, arbeidsvoorwaardengesprek etc.

3. Automatiseer waar het kan, maar wel slim

Automatisering bespaart tijd, maar alleen als het logisch is. Stel automatische e-mails in voor bevestigingen en afwijzingen, maar stem de inhoud goed af. Zorg ook voor:

• Automatische herinneringen voor follow-up

• Taken en meldingen voor hiring managers

• Templates voor terugkerende communicatie
  

Let op: té veel automatisering zonder context voelt onpersoonlijk. Houd de menselijke maat in de gaten.

4. Maak gebruik van talentpools en tags bij het inrichten van je ATS

Met een ATS kun je eindelijk bouwen aan een eigen kandidatenbestand. Richt dit goed in:

• Maak talentpools aan per profiel, regio of locatie

• Gebruik tags voor relevante kenmerken (bevoegdheden, ervaring, doelgroepvoorkeur)

• Koppel afgewezen, maar interessante kandidaten direct aan een pool
  

Zo begin je bij een nieuwe vacature niet telkens opnieuw.

5. Train je gebruikers en houd ze betrokken

Een ATS faalt als niemand het goed gebruikt. Zorg dus dat alle betrokkenen snappen hoe het werkt én waarom. Denk aan:

• Een training voor HR, leidinggevenden en support

• Uitleg van rollen en rechten

• Duidelijke afspraken over opvolging en taakverdeling

• Regelmatige check-ins of er nog knelpunten zijn
  

Je hoeft geen complexe handleiding te maken, maar wel duidelijke spelregels. Alleen dan haalt iedereen eruit wat erin zit.

Conclusie: niet de techniek maakt het verschil, maar de inrichting van je ATS

Een goed werkend ATS begint bij een goed ingericht proces. Dus:

• Denk vanuit je praktijk

• Richt funnels, pools en templates logisch in

• Automatiseer slim

• Zorg voor draagvlak en duidelijkheid bij gebruikers
  

Wil je hulp bij de inrichting of herinrichting van je ATS? Bij RIQruitment combineren we technische kennis met strategisch inzicht – zodat het systeem niet leidend is, maar ondersteunend.

Nieuwsgierig wat er voor jouw organisatie mogelijk is? Plan een vrijblijvende kennismaking.