Een recruitmentsysteem alleen is niet genoeg – hoe jouw team het verschil maakt

Recruitmentsystemen beloven je een hoop op te lossen. En het mooie is: dat kunnen ze ook. Ze helpen je om sollicitaties te stroomlijnen, kandidaten te beheren en het wervingsproces efficiënter te maken. Maar hier komt vaak de valkuil: uiteindelijk moeten de mensen in je organisatie ermee werken. Dit is waar het vaak misgaat. Het systeem wordt gekocht, vol mooie beloften die het ook zeker waar kan maken, maar dan komt de implementatie. Hoe zorg je ervoor dat het systeem ook echt goed landt bij je team?

Je hebt misschien al gehoord van de term Applicant Tracking System (ATS). Dit is eigenlijk gewoon een ander woord voor een recruitmentsysteem. Beide termen verwijzen naar dezelfde software, bedoeld om je te helpen bij het beheren en optimaliseren van je wervingsproces. Of je het nu een recruitmentsysteem of ATS noemt, de essentie blijft hetzelfde: het is een tool die je organisatie helpt om kandidaten efficiënter te vinden en te beheren.

Bij RIQruitment hebben we gemerkt dat de grootste fout vaak wordt gemaakt in de implementatie. Het systeem is aangeschaft, de beloften zijn groot, maar het landt niet goed in het team. Zonder een helder proces, duidelijke eigenaarschap en goede training blijft het systeem onderbenut, ongeacht of je het een ATS of recruitmentsysteem noemt.

Gelukkig kun je dit oplossen! Met een helder en overzichtelijk proces, de juiste training en een key user die het systeem monitort en bijstuurt, kun je ervoor zorgen dat jouw ATS écht een verschil maakt.

Van reactief naar proactief werven: de sleutel tot succes

Veel organisaties, vooral in sectoren met personeelstekorten zoals de zorg en het onderwijs, werken nog reactief als het gaat om werving. Een vacature gaat open, je plaatst deze online en wacht af. Maar door proactief te werven en met een ATS te werken, kun je een strategie opbouwen waarin je actief op zoek gaat naar talent, je kandidatenpool beheert en sneller schakelt als de juiste kandidaat voorbijkomt.

Hoe eigenaarschap en samenwerking het succes van je recruitmentsysteem bepalen

Een recruitmentsysteem is geweldig voor het beheren van processen, maar als niemand binnen het team precies weet wie wat doet, dan blijft het systeem onderbenut. Hier zijn drie belangrijke stappen om het systeem tot een succes te maken:

1. Zorg voor eigenaarschap: het recruitmentsysteem maakt alles duidelijker, maar eigenaarschap binnen je team zorgt ervoor dat dingen gebeuren. Weten wie wat doet en wie verantwoordelijk is voor welke taak zorgt voor minder miscommunicatie en meer snelheid.

   
   

2. Je wervingsproces optimaliseren met ons vierstappenplan: bij RIQruitment hanteren we een simpele, maar effectieve aanpak in vier stappen die zorgt voor een goed georganiseerd wervingsproces:

   
   

   Stap 1: Inventarisatie: we beginnen met een grondige inventarisatie van je huidige wervingsprocessen. Welke obstakels staan je in de weg en hoe kan het systeem je helpen efficiënter te werken?

   
   

   Stap 2: Aanschaf en implementatie: samen met jou kiezen we het juiste recruitmentsysteem (zoals Recruitee) en begeleiden we de implementatie, zodat alles soepel verloopt.

   
   

   Stap 3: Training en optimalisatie: we trainen je team in het optimaal benutten van het systeem. Denk aan automatiseren van repetitieve taken en betere kandidatenopvolging.

   
   

   Stap 4: Evaluatie en doorontwikkeling: na de implementatie blijven we betrokken. We evalueren hoe het systeem presteert en doen aanpassingen waar nodig.

   
   

3. Van reactief naar proactief recruitment: een goed recruitmentsysteem stelt je in staat om niet alleen te reageren op sollicitaties, maar ook actief naar talent te zoeken. Dit betekent niet wachten tot kandidaten op jou afkomen, maar ervoor zorgen dat je altijd een stapje voor bent. Een systeem kan dit faciliteren, maar het vraagt om een team dat strategisch en proactief denkt.

VierTaal: van versnipperd naar controle

Bij VierTaal, een onderwijsinstelling, zagen we wat een verschil eigenaarschap en teamtraining kunnen maken. Ze hadden een groot aantal openstaande vacatures en worstelden met het overzicht. Samen met RIQruitment gingen ze aan de slag met hun nieuwe recruitmentsysteem. Maar het was niet alleen het systeem dat de doorbraak gaf. Door duidelijke rolverdelingen te maken, processen te stroomlijnen en iedereen te trainen, verbeterden ze de doorlooptijd van sollicitaties aanzienlijk. Dit schooljaar hebben ze al 40 nieuwe medewerkers aangenomen – een geweldige prestatie!

Waarom wij doen wat we doen

Bij RIQruitment draait het niet alleen om het aanschaffen van een systeem, maar om ervoor te zorgen dat het ook echt voor je werkt. Een systeem kopen is een fantastische keuze, maar het succes ligt in hoe goed het binnen je organisatie landt. Wij helpen je team om het optimaal te gebruiken, zodat het systeem je écht verder helpt en je wervingsproces soepeler verloopt.

Conclusie: jouw team maakt het verschil

Een recruitmentsysteem is een geweldige tool, maar het systeem op zichzelf is niet genoeg. Zonder eigenaarschap en een proactieve houding binnen je team, benut je niet het volledige potentieel. Door duidelijke rollen te verdelen, samen te werken volgens ons vierstappenplan en strategisch na te denken over werving, zorg je ervoor dat het systeem écht werkt voor jouw organisatie.

Benieuwd hoe wij je kunnen helpen? We werken samen met Recruitee, een intuïtief recruitmentsysteem dat perfect aansluit op de behoeften van zorg- en onderwijsinstellingen.

Laat ons je begeleiden bij elke stap – van implementatie tot training – zodat je het maximale haalt uit je wervingsproces.