Zo bereid je je als onderwijsinstelling voor op de wervingspiek – zonder stress in mei

Mei 2025 komt sneller dan je denkt en daarmee ook de jaarlijkse wervingspiek voor het onderwijs. Dit is de periode waarin je, als je iets met werving doet bij een onderwijsinstelling, alles snel moeten regelen om vacatures voor het nieuwe schooljaar in te vullen. Elk jaar neemt de druk toe, terwijl het aantal geschikte kandidaten schaarser wordt. Zonder aanvullend beleid zal het personeelstekort blijven groeien. Door hier proactief op te reageren en nú al stappen te zetten, kun je straks niet alleen efficiënter werken, maar ook met minder stress het wervingsproces in.

Hier zijn vijf tips om van reactief naar proactief werven te gaan en je beter voor te bereiden op de wervingspiek.

1. Bouw een talentenpool op die klaarstaat als je die nodig hebt

   In het onderwijs is het elk jaar weer een uitdaging om snel de juiste mensen te vinden. Waarom niet nu al starten met het opbouwen van een talentenpool? Dit zijn bijvoorbeeld oud-stagiaires of mensen die al eens eerder bij je gesolliciteerd hebben. Door gedurende het jaar in contact te blijven, creëer je een talentenpool van potentiële kandidaten die bekend zijn met jouw school en geïnteresseerd zijn om bij je te werken. Je kunt hen meteen benaderen wanneer er vacatures ontstaan, zonder te hoeven wachten tot de drukste periode.

   
   

   Een recruitmentsysteem of ATS (Applicant Tracking System), zoals Recruitee, kan je helpen om deze talentenpool overzichtelijk bij te houden. Hiermee heb je altijd snel toegang tot jouw kandidaten en ben je minder afhankelijk van last-minute zoektochten.

   
   

2. Zorg voor helderheid en structuur in je wervingsproces

   Voorbereiding is alles, zeker in het onderwijs. Een helder en goed gestructureerd wervingsproces helpt om het overzicht te bewaren tijdens de wervingspiek. Stel standaardprocedures op voor het aanvragen van vacatures, beoordelen en opvolgen van sollicitaties en betrek alle belangrijke spelers in het proces. Met deze structuur weet je precies wat je wanneer moet doen, zodat de piekperiode overzichtelijker en minder stressvol wordt.

   
   

   Een recruitmentsysteem kan je wervingsproces stroomlijnen. Van de eerste sollicitatie tot de uiteindelijke aanname: een goed ATS helpt je om alle stappen overzichtelijk te houden en tijd te besparen.

   
   

3. Betrek de hele organisatie bij het wervingsproces in het onderwijs

   Werving in het onderwijs is niet alleen een taak voor HR, maar iets waar de hele organisatie bij betrokken kan (en moet) zijn. Als je eigenaarschap creëert bij schoolleiding, teamleiders en andere betrokkenen, wordt werving een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Je collega’s kunnen actief meehelpen met het aandragen van geschikte kandidaten of actief meedenken over nieuwe functies. Zo verdeel je de last en haal je de druk van HR af.

   
   

   Met betrokkenheid vanuit de hele organisatie maak je het wervingsproces in het onderwijs sterker en creëer je een team dat echt samenwerkt om nieuw talent te vinden en te behouden. Een ATS faciliteert vaak de mogelijkheid om kandidaten op een laagdrempelige manier aan te dragen en te verzamelen.

   
   

4. Krijg grip op je tijd en werk efficiënter met automatiseringen

   Als je nog geen gestructureerd wervingsproces hebt, kan dat veel tijd en energie slurpen. Waar stond ook alweer die goede kandidaat? Wie moeten er allemaal bij een afspraak zijn? Staat die vacature al uit? Dit kan onnodig veel tijd kosten, die je in het onderwijs niet hebt. Een recruitmentsysteem kan dit verlichten door het proces te automatiseren: van het volgen van sollicitaties tot het stroomlijnen van administratieve taken. Met een ATS heb je altijd overzicht, zodat je tijd bespaart en snel kunt handelen waar het echt nodig is.

   
   

   Met RIQruitment krijg je ondersteuning bij het implementeren van een recruitmentsysteem dat past bij jouw school. Zo heb je meer grip op je tijd en kun je je focussen op het gesprek met kandidaten.

   
   

5. Werk proactief in plaats van reactief tijdens de wervingspiek in het onderwijs

   Veel scholen reageren pas op personeelstekorten als het al urgent is, wat vaak leidt tot extra stress tijdens de wervingspiek. Door proactief te werven, kun je deze cyclus doorbreken. Bouw het hele jaar door relaties op en voer gesprekken met potentiële kandidaten, zodat je altijd voorbereid bent. Dit helpt je om minder afhankelijk te zijn van de piekperiode en geeft je de ruimte om kandidaten zorgvuldig te selecteren.

   
   

Met deze stappen zorg je ervoor dat het wervingsproces in het onderwijs minder een race tegen de klok wordt. Je legt een basis voor een stabieler team, met meer overzicht en minder stress.RIQruitment kan je helpen – van het opbouwen van een talentenpool tot het implementeren van een recruitmentsysteem dat tijd bespaart en je grip geeft op je processen.